企业制度体系建设“五步法”

企业制度体系，是员工在企业日常生产经营过程***同遵守的规定和准则，是企业赖以生存和发展的基础，是企业正常运营的保障机制。一家小公司，在制度不健全的情况下，依靠管理者的经验和能力或许可以维持公司正常运营，当企业发展到一定规模，再单纯依靠“人治”显然是不够的；大公司拥有较为复杂的组织架构和更多的员工，更需要依靠“法治”即规范的制度体系来保障公司的良好运营。成功的企业离不开健全的制度体系以及制度的有效执行。建立健全企业制度体系，可以采取以下五个步骤有序推进。

企业制度体系建设“五步法”

01#构建企业制度体系框架

第一步构建企业制度体系框架构建企业制度体系框架，简单地说就是要明确企业需要制定哪些制度，并对制度进行分层、分类，明确不同制度之间的关系。从求是咨询实践经验来看，许多企业缺乏对制度体系框架的顶层设计和系统思考，在实际经营过程中，经常是遇到问题感觉缺少制度就临时制定制度，然后不停地“打补丁”。由于这些制度缺乏整体规划，不同制度由不同部门制定，各部门对企业其它部门制定的制度缺乏足够了解，造成企业制度体系混乱，经常出现关键制度缺失、不同制度之间相互掣肘等现象。完善的制度体系应该系统规划，“横到边、纵到底”，能够覆盖企业日常运营的各个环节。

通常情况下，企业制度从横向上可以分为五大类：公司治理类、基础管理类、业务管理类、职能管理类、监督控制类，每个大类中再划分为若干个子类。

企业制度横向分类示意图

以公司治理类制度为例，在各子类之下通常还包括以下具体制度：《章程》、《股东（大）会议事规则》、《党组织会议事规则》、《董事会议事规则》、《监事会议事规则》、《总经理办公会议事规则》（或《总经理工作细则》）、《董事会各专门委员会工作细则》（如董事会下设专门委员会）、《董事会秘书工作细则》、《贯彻落实“三重一大”决策制度实施办法》、《“三重一大”事项决策权责清单》等。其中《章程》是公司制企业注册成立必须要依据《公司法》制定的制度，是公司的“根本制度”，在企业制度中具有关键性、根本性和不可随意更改性。

除以上类别制度，国有企业还需要重点从两个方面强化制度体系建设：一方面，需要依据财政部等五部委联合发布的《企业内部控制配套指引》等内控政策，满足国企制度体系建设合规性方面的要求；另一方面，需要强化党建管理类制度体系建设，具体包括党组织管理、纪检管理、工会管理、团委管理等子类别制度。

企业制度从纵向上来看，根据管理的层次、幅度和授权决策次序，企业制度可以分四个层级：一级为公司治理类制度；第二级为基础（或基本）管理类制度；第三级为业务管理类制度、职能管理类制度和监督控制类制度；第四级为具体操作规范及手册，如质量手册等。在制定下级制度时，应依照上级制度的精神和思路制定，下级制度不得与上级制度相同。

企业制度纵向分层示意图

02#对现有制度进行系统评估

第二步对现有制度进行系统评估完成企业制度体系框架构建之后，需要将新构建的制度体系框架与现有制度进行对照分析，梳理缺失的制度和应废止的制度；并对现有制度进行评估，梳理需要修订完善的制度。

现有制度可以从以下几个维度着手进行系统评估：管理目标是否明确？管理内容是否完整？制度结构是否清楚？制度权责是否明晰？是否有利于有效执行？是否有利于检查考核？制度形式是否清晰明了、重点突出、易读懂、可传递？

企业现有制度评估示意表

基于新构建的制度体系框架与现有制度对照分析情况，以及现有制度评估情况，制定清晰的企业制度体系建设计划，明确需要新增、修订、废止的制度有哪些，以及具体的责任部门与时间计划安排。

企业制度体系建设计划示意表

03#制定或修订制度文件

第三步制定或修订制度文件企业制度的制定要遵循以下四个原则：

﹡一是全面性。制度体系在深度和广度上支持运营管理，杜绝制度真空；

﹡二是操作性。制度内容的原则性与可操作性相结合，杜绝流于形式；

﹡三是系统性。制度内容之间相互配套，杜绝矛盾；

﹡四是稳定性。制度在一定时期内具有相对确定性，禁止朝令夕改。

规范的企业制度通常由封面、次封面、目录、标题、正文、附录等部分组成。企业制度封面应由标题、制度（企业标准）编号、发布日期及实施日期等组成。

企业制度次封面应套用封面格式并标识编制、校对、审核、形式审查、审定人员的姓名。

制度正文是制度的关键所在，从格式到内容都应该尽可能规范。内容较简单的制度可按“一条到底”式逐条编写，内容较多的制度则应采用“分章贯条”式编写，每个部分冠以小标题、标题前面的序号用***章、第二章……表示，每个部分下分若干条时，用一条、第二条……表示，正文所有条连续编号；层次较多时，若干条下设顺序编号（一）、（二）、（三）……，其下按1、2、3……进行编号，再其下又可按（1）、（2）、（3）……进行编号。

制度正文内容可参考以下指导性框架进行编写或修订：

（一）总则  

总则主要包括以下内容：目的（明确该制度要解决的实际问题和要达到的控制目标）；适用范围（明确该制度的适用范围或应用领域）；特定术语（如需要，应对该制度中使用的概念、定义和标准给出一个完整、统一和明确的解释）；相关部门/人员的职责（明确该制度的归口管理部门、相关部门，及其职责和权限）；制定原则和依据文件（制度制定需要遵循的相关原则和本制度相关依据文件）。

（二）主体内容  

明确该制度所要阐述的具体内容、项目和要求，包括所涉及到的程序、方法、措施、评估和控制方法及标准等，当内容与要求涉及部门较多时，应明确各部门间的协作关系、协作方式和相互制约关系，程序化的内容应尽可能按照流程的要求编制，并附相关流程图。主体内容可按层次分章、条编写。

（三）附则  

明确该制度文件的解释部门、实施的起始日期等。

企业制度的附录应包括与该制度文件相关的流程图、表单等。

制定制度时，由于某种原因，只需要在短时间内执行，或需要等待条件成熟后修改，可在制度名称后加“暂行”二字。“暂行”制度不得超过一年，制度起草部门应在暂行期过后，及时对制度进行修订或废除；无需修订的，由制度管理部门取消“暂行”式样，并在企业内部进行通知。

不成熟或在企业从未执行过，又不能准确地估计出执行效果的制度，可在制度名称后加“试行”二字。制度起草部门必须在一年后作出总结进行修订或废除；无需修订的，由制度管理部门取消“试行”式样，并在企业内部进行通知。

04#完善配套流程、表单文件

第四步完善配套流程、表单文件流程与制度是企业管理中相互联系、相互影响的一对，在一定条件下可以相互转化。许多制度本身就对程序有着具体规范性要求，流程、表单是制度的有机组成部分。

企业制度配套流程、表单的设计需要遵循以下原则：

➫ 一是简洁易懂。避免因过多的信息、错综复杂的呈现方式导致使用者难以理解；

➫ 二是逻辑清晰。流程、表单的逻辑、步骤应清晰、合理；

➫ 三是要素齐全。以表单为例，一般包括：表单名称、版本号、表头信息、具体内容信息、签批意见、填表说明等要素。

此外，表单还可以设计必要的模板及填写好的示例，从而帮助使用者更好地去理解和使用。

05#对制度进行宣贯和检查评估

第五步对制度进行宣贯和检查评估制度设计的完善性和执行的有效性，是制度体系建设的两个关键环节。完成制度体系设计后，还需要对制度成果文件进行宣贯、跟踪检查、持续修订，这样制度才能有效落地执行，并完成PDCA（计划、执行、检查、处理）这一闭环管理。许多企业将制度体系建设等同于制度体系设计，完成制度体系设计后，虽然进行了制度的发布，却鲜有人知，然后多年束之高阁。

企业应该高度重视制度的宣贯与后续管理工作，制定制度宣贯工作计划，对宣贯主体、宣贯内容、宣贯对象、宣贯方式等进行统筹考虑，促进各项制度的贯彻执行；并定期对制度设计的完善性和执行的有效性进行检查和评估，对出现的问题进行总结分析，进一步完善制度、强化执行，以适应企业的发展。